現場コーチがよく使う会議のアジェンダ

状況

アジェンダがない会議。

困り事

その会議の目的が果たせない。
果たすまでに余計な時間がかかったりする。

こう考えて、やってみる

まず、その会議をやる必要があるか考える。情報を共有するだけであれば集まらなくてもいい。
また決めることが目的なのに、決めることができる人が参加できない場合なども集まっても意味がない。
(「そもそも集まらなくてもいいよね」という観点での確認は終わっている前提)

「この会議の目的は？誰がいればいいんだろう？」というのを考えるために以下のようなアジェンダに沿って考えてみる。

【目的】
この場がなんのためにあるのか？
例：次のイベントのテーマと候補日を決める。

【ゴール】
この場が終わった時にどうなっているのか？
例：
・ 次のイベントのテーマが決まっている。
・候補日が複数出ている。

【コンテンツ】
ゴールにたどり着くためにやることと所要時間。
例：
・テーマの案を洗い出す。(10分)
・出た案を話し合い、発想を広げる。(20分)
…
・1人3票を投票して上位2つで決選投票。(5分)
…
・場のふりかえり(3分)

【準備しておくこと】
スムーズに進めるために事前にやっておくことはなにか？
例：過去の参加者アンケートを見直しておく。

【参加者とその役割】
参加必須の人は誰で、それぞれどういう役割(期待)か？
例：◯◯さん→決める人。XXさん→前回イベントからの知見をほしい。△△さん→実行委員長。

事前に参加者全員がこれらを理解して参加することで、会議の時間も短くなり、議論の質もよくなり、効率が上がることが多い。

Glenn Carstens-Peters